Políticas de Protección y Tratamiento de Datos
TECSOIN S.A.S. por medio de esta política, y en ejercicio de la obligación de garantizar la protección de los derechos al HABEAS DATA, la PRIVACIDAD, la INTIMIDAD, el BUEN NOMBRE y la IMAGEN de las personas naturales y/o jurídicas, en virtud de lo preceptuado en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, establece los lineamientos generales para dar cumplimiento con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Esta política de manejo de información y tratamiento de datos personales, tiene como fin comunicar qué información, es requerida, solicitada, cual es el fin de la misma, para que, y cómo se usa, cuándo se comparte de ser necesario y cómo se protegen los datos personales, así como los derechos que tienen los titulares de conocer, actualizar, suprimir o rectificar dicha información y los procedimientos para acceder a esta y solicitar su eliminación.
La presente política se aplicará a todas aquellas personas naturales y/o jurídicas que de una u otra manera entreguen sus datos personales y eventualmente sensibles a TECSOIN S.A.S.
Marco Legal
La presente Política, se rige a partir del marco constitucional y legal que a continuación se relaciona:
• Constitución Política, artículo 15
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013
• Línea Jurisprudencial de la Corte Constitucional T 164 de 1994, SU 089 de 1995, C 1011 de 2008 y C 748 de 2011.
Responsable del Tratamiento
TECSOIN S.A.S., identificada con NIT 900.890.374-1, con domicilio principal en Cra. 17 No. 88-23
(of. 401) Bogotá – Colombia, correo electrónico comercial@tecsoin.com, sitio web www.tecsoin.com y PBX: (601) 3455180, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web y demás canales.
TECSOIN S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Tratamiento de datos personales, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Definiciones
Acorde con la legislación vigente en la materia, se establecen las siguientes definiciones, que serán aplicadas e implementadas con aplicación de criterios hermenéuticos de manera sistemática y con integralidad, de conformidad con los avances tecnológicos y con neutralidad tecnológica, además de la aplicación de los derechos fundamentales conexos.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Oficial del Dato: Persona que al interior de la organización tiene las responsabilidades de coordinar, impulsar y supervisar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales. Esta persona es quien, en nombre y por cuenta del responsable resuelve las consultas y reclamos que los titulares de información formulen; g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; i) Derecho de Actualización: Facultad del titular del dato para actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación; j) Derecho de Rectificación: Comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes; k) Derecho de Cancelación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley; l) Derecho a la Revocatoria del Consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a TECSOIN S.A.S., para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico; m) Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.
Principios Rectores
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley y de esta política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
conforme a la presente ley: g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Seguridad de la Información
TECSOIN S.A.S. adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Dato Público
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de la mano, etc.
El tratamiento de dichos datos es prohibido en TECSOIN S.A.S., salvo autorización expresa del titular y, además, en los casos del artículo 6 de la ley 1581 de 2012, siempre que se sujete a las siguientes condiciones:
1. Se Informe al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Se Informe al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Datos Personales Recolectados
TECSOIN S.A.S. recolecta datos de identificación, contacto, financieros, laborales, académicos y de preferencias, entre otros. La entrega de datos sensibles es facultativa.
Finalidad del Tratamiento
Los datos personales son tratados con las siguientes finalidades:
• Proveer los servicios y productos solicitados por los usuarios
• Informar sobre cambios en los servicios o productos
• Enviar boletines, promociones y publicidad
• Realizar estudios de mercado
• Cumplir con obligaciones legales y contractuales
• Derechos de los Titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar las autorizaciones otorgadas y acceder a ellos. Para ejercer estos derechos, pueden enviar una solicitud al correo electrónico comercial@tecsoin.com.
Transferencia de Datos
TECSOIN S.A.S. podrá compartir datos personales con terceros ubicados dentro o fuera de Colombia, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas. En estos casos, se asegurará que el tercero cumpla con los estándares de protección de datos.
Modificaciones
TECSOIN S.A.S. se reserva el derecho de modificar estas políticas en cualquier momento.
Los cambios serán publicados oportunamente en este sitio web. Al proporcionar sus datos personales, usted otorga autorización expresa para que TECSOIN S.A.S. realice el tratamiento de los mismos conforme a estas políticas.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando por su naturaleza, sean datos públicos. Si tiene alguna duda o inquietud, no dude en contactarnos.
Medio y Manifestaciones para Otorgar la Autorización
La autorización podrá constar en documentos físicos, medios electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización también podrá ser generada por TECSOIN S.A.S. y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
Tipos de Tratamientos de Bases de Datos
La información que solicita o puede solicitar TECSOIN S.A.S. es: Nombre, NIT y/o cedula de ciudadanía, Dirección Física, dirección WEB, Correo(s) electrónico(s), Redes Sociales, Número telefónico(s) Fijo(s), Numero(s) Telefónico(s) Celular(es), nacionalidad, nivel de educación, actividad laboral o empresarial.
TECSOIN S.A.S. , NO recolecta, almacena, usa ni circula datos sensibles en los términos de la ley como por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos de personas naturales. De acuerdo con la ley TECSOIN S.A.S. puede “recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información (…). No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual”.
Casos en que NO es Necesaria la Autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza pública;
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Derechos de Los Niños, Niñas y Adolescentes
En TECSOIN S.A.S., el tratamiento de los datos de menores de edad, de ser requerido, se realizará de manera que se garantice el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. No obstante, no será política general de TECSOIN S.A.S., el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Revocatoria de la Autorización, Actualización, Modificación y/o Supresión Del Dato:
El Titular podrá en todo momento solicitar a TECSOIN S.A.S. la actualización, modificación y/o supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo escrito o vía e-mail, con indicación expresa de su nombre completo, número de identificación, los hechos en que funde su petición y en general de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, comunicación dirigida al responsable del cumplimiento de ésta política de tratamiento de datos.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
TECSOIN S.A.S. tiene a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de actualización, modificación y/o supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
Si vencido el término legal respectivo, TECSOIN S.A.S. no actualiza, modifica y/o elimina los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y
Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la actualización, modificación y/o supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Derechos de los Titulares:
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a TECSOIN S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a TECSOIN S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por TECSOIN S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o
solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten por parte de TECSOIN S.A.S. los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento TECSOIN S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Canales de Atención a los Titulares de la Información
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales TECSOIN S.A.S. garantiza:
Tener habilitada su línea de atención (601) 3455180, así como la cuenta de correo electrónico comercial@tecsoin.com y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.
Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular del Dato:
El ejercicio de derechos consagrados en la Ley Estatutaria de PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, los podrán ejercer LOS TITULARES DE INFORMACIÓN, sus apoderados o causahabientes mediante los siguientes mecanismos:
1. El envío de una comunicación escrita a la dirección reportada en el numeral anterior de este Manual.
2. El envío de una comunicación electrónica al correo electrónico reportado en el numeral anterior de este Manual.
En ningún caso un Titular, podrá usar la forma verbal o telefónica a fin de ejercer la protección de un Derecho amparado por la Ley 1581 de 2012, la finalidad de este procedimiento es, mantener una prueba de la petición presentada y tener fecha cierta a partir de la cual inician los términos previstos en la Ley para que TECSOIN S.A.S. otorgue una respuesta a la solicitud presentada por el Titular. Cualquiera sea el medio elegido por el peticionario, deberá indicar como mínimo:
• Nombre del Titular de la Información, Dirección física, NIT o Cedula de Ciudadanía, Dirección electrónica, Teléfono(s) de contacto, Condición en la que actúa, si no lo hace en forma directa, deberá acreditar el correspondiente poder o calidad en la que actúa.
Denominación del DERECHO con respecto al cual procura la protección y motivos que sustentan la solicitud.
Esta Política de tratamiento de datos entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.